Faktura jako dowód spełnienia świadczenia

Leszek Bloch28 czerwca 201523 komentarze

Przedsiębiorcy zgłaszający ze sprawami o zapłatę z tytułu sprzedaży – gdy ich pytam o treść umowy i dowód spełnienia przez nich świadczenia – często okazują jedynie fakturę sprzedaży, która w miejscu przeznaczonym na podpisy stron ma zwykle ma adnotacje: „imię i nazwisko osoby upoważnionej do wystawienia faktury VAT” oraz „imię i nazwisko osoby upoważnionej do odbioru faktury VAT”. W dodatku pół biedy jeśli faktura taka jest podpisana przez kogokolwiek ze strony kupującego….

Gdy uświadamiam, że taka faktura nawet podpisana nie jest, sama w sobie, dowodem spełnienia świadczenia – są niezwykle oburzeni – bo jak tłumaczą: nie wystawialiby faktury jeśli nie wydaliby towaru, zatem wedle nich faktura taka powinna być dla sądu wystarczającym i niezbitym dowodem potwierdzającym zasadność i wymagalność roszczenia oraz wszelkie ustalenia stron transakcji.

Tak jednak nie jest: sędziowie z dużą ostrożnością podchodzą do tego rodzaju dokumentów. Niektóre sądy na podstawie niepodpisanej faktury (jest to przecież dokument sporządzonym jednostronnie przez sprzedawcę który może być wystawiony zarówno przed jak i po wydaniu towaru, przed zapłata lub po zapłacie) – jeśli będzie ona jedynym dowodem załączonym do pozwu – nie wydadzą nawet nakazu w postępowaniu upominawczym kierując sprawę do postępowania zwykłego.

Powód w procesie o zapłatę powinien przede wszystkim wykazać jaka była treść jego umowy z pozwanym oraz udowodnić spełnienie własnego świadczenia wzajemnego.

Powód nie musi dowodzić, że pozwany nie wykonał swego zobowiązania.

Przykładowo: powód, który nie udowodni istnienia pomiędzy stronami umowy sprzedaży i wydania towaru, nie udowodni tym samym, że pozwany jest mu winien zapłatę żądanej w pozwie kwoty. Powództwo takie zostanie oddalone jako nieudowodnione zaś skutkiem oddalenia powództwa jest powstanie sytuacji powagi rzeczy osądzonej – res iudicata, która wyłącza możliwość późniejszego powtórnego wszczęcia procesu dotyczącego tego samego roszczenia. W przypadku, gdy powód udowodni istnienie umowy i spełnienie swego świadczenia, pozwany może złożyć na przykład zarzut zapłaty ale to pozwany teraz musi udowodnić ten fakt. Jeśli nie udowodni, że cenę sprzedaży zapłacił – sąd wyda wyrok zasądzający.

Wystawienie faktury nie zastępuje umowy.

Wystawienie faktury nie jest jeszcze dowodem na zawarcie umowy.

Wystawienie faktury nie jest jeszcze dowodem na wydanie towaru.

Ale….

Podpisanie faktury przez strony umowy może być potwierdzeniem zawarcia umowy.

Podpisanie faktury przez strony transakcji może być dowodem wydania towaru.

Faktura jest dokumentem rozliczeniowym sporządzonym przez wystawcę w celu umożliwienia odbiorcy dokonania zapłaty.

Po otrzymaniu faktury odbiorca ma możliwość weryfikacji, czy świadczenie jest zasadne i podjąć czynności zmierzające do zapłaty. Dopiero zaakceptowana przez drugą stronę faktura stanowi dokument podatkowy potwierdzający transakcję.

Niezbędne cechy faktury jako dokumentu rozliczeniowego określa Rozporządzenie Ministra Finansów w sprawie wystawiania faktur i jako obowiązkowych elementów nie przewiduje podpisów stron ani potwierdzenia wydania towaru.

Faktura niepodpisana lub podpisana jedynie przez wystawcę nie będzie wystarczającym dowodem na zasadność i wymagalność roszczenia. Mało tego: jak wskazuje praktyka sądowa takie dokumenty prywatne mają dużą wartość dowodową przeciwko osobie, od której pochodzą ,zaś znacznie mniejszą jeżeli miałyby przemawiać na rzecz strony, która go sporządziła – zatem faktura niepodpisana przez odbiorcę – w braku innych dowodów będzie dowodem przeciwko wystawcy.

Faktura jest dokumentem prywatnym i stanowi jedynie dowód tego, że osoba, która go podpisała, złożyła oświadczenie zawarte w tym dokumencie ( art. 245 kpc ) zatem z faktu podpisania samej faktury przez kupującego (np. podpis w miejscu „osoba upoważniona do odbioru faktury VAT”) nie można wywodzić przyznania dokonania sprzedaży, potwierdzenie przez niego odbioru towaru i uznanie roszczeń sprzedawcy.

Ale…

Jeśli faktura opatrzona będzie odpowiednią klauzulą podpisaną przez strony wówczas po podpisaniu faktury przez strony klauzula ta traktowana będzie jako złożone przez nich  oświadczenie.

Wykorzystaj tą możliwość. Przecież faktura może zawierać także dodatkowe – nie przewidziane przez ustawodawcę – elementy – przeniesione wolą stron do faktury warunki umowy.

Pomyśl co to by mogło być …

U moich klientów zmodyfikowana faktura stanowi dowód wydania towaru czy wykonania usługi i w razie kwestionowania tych okoliczności to nabywca musi dowodzić, że było inaczej. Twój prawnik powinien wiedzieć o co chodzi. Jeśli takowego nie masz – mogę nim zostać…

Zastosowanie takich zapisów upraszcza proces dowodowy w sądzie.

Aha -polecam też wpisy: faktura jako dowód zapłaty oraz co powinna zawierać faktura

W czym mogę Ci pomóc?

    Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez Kancelaria Radcy Prawnego Leszek Bloch w celu obsługi przesłanego zapytania. Szczegóły: polityka prywatności.

    { 23 komentarze… przeczytaj je poniżej albo dodaj swój }

    Karolina 16 września, 2015 o 12:50

    Witam,
    nasz dostawca organizował u nas szkolenie, po szkoleniu prosił o wystawienie faktury na wynajem hali (pod cele szkoleniowe). nasza księgowość domaga się spisania umowy. Czy nasza księgowość ma słuszność? Czy powinniśmy zawrzeć taką umowę najmu na jeden dzień?

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 16 września, 2015 o 22:41

    Umowa już została zawarta – tyle, że ustna. W opisanej sytuacji wymogu pisemnej umowy nie ma niemniej w przypadku umowy ustnej w razie sporu trudniej udowodnić sporne kwestie.

    Odpowiedz

    Paweł 18 maja, 2016 o 12:29

    Witam.
    Jeżeli mam podpisaną fakturę i dokument WZ a klient twierdzi, że nie wykonałem usługi to co wtedy?
    Wszystko zostało zrobione zgodnie z zamówieniem.

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 18 maja, 2016 o 12:42

    Generalnie jeśli klient podpisał fakturę/WZ – to złożył oświadczenie akceptujące zawartą w nich treść zaś gdy zaprzecza temu co jest na tych dokumentach to w sądzie jego obciąża obowiązek dowodowy w tej części. Ew. proszę podesłać skany dokumentów na emaila – wówczas będę mógł się szerzej wypowiedzieć.

    Odpowiedz

    Szymon 24 lipca, 2016 o 13:03

    Dzień dobry proszę o pomoc .Mam sklep spożywczy zaopatrzenie robiłem w zaufanej hurtowni nigdy na termin .Od ok roku zdarzało się ze w hurtowni wystawiono mi fakturę która zapłaciłem gotówką na termin 1 dzień z adnotacją gotówka .Nic nie świadomy myślałem ze wszystko jest ok dopiero teraz okazało się ze hurtowni robił korekty na vat od niezaplaconej faktury w takim wypadku ja musze ten vat zapłacić .czy mam jakieś szanse udowodnic w sadzie ze płaciłem za te faktury .Dodam że mógłbym podać świadków pracowników oraz kierowców którzy przywozi towar.Czy jest jakaś szansa proszę o odpowiedź .

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 1 sierpnia, 2016 o 21:10

    Dowodzić można w każdy prawnie dopuszczalny sposób – także poprzez zeznania świadków.

    Odpowiedz

    Krzysztof 14 listopada, 2016 o 19:43

    Dzień Dobry.Prowadzę jednoosobową działalność Proszę o poradę.Zawarłem umowę ustną telefonicznie na wykonanie oblicowania schodów płytkami gresowymi na wyjeżdzie delegacyjnym w miejscu wskazanym przez zleceniodawcę .Ustaliliśmy że będzie wypłacał mi należność za wykonaną usługę zaliczkowo raz w tygodniu i że po przyjeżdzie na miejsce pracy podpiszemy umowę.Pierwszy kontakt osobisty ze zleceniodawcą miałem po tygodniu od czasu wstawienia się na budowie .Ze względu na poniesione koszty związane z przejazdem do pracy ,oraz z przygotowaniami do wyjazdu,podjąłem pracę bez umowy na podstawie tylko umowy ustnej zawartej wcześniej dopracy której skierował mnie zleceniodawcy współpracownik. Po przepracowanym tygodniu ,zleceniodawca kazał sobie wystaić fakturę VAT,jednak pieniędzy na konto mi nie wpłacił.Nie doszło również do podpisania umowy,ale zostałem zapewniony ,że wszystkie należności zostaną mi wypłacone i żebym się nie martwił.Nie chcąc zaogniać sytuacji zgodziłem się mimowolnie na taki stan rzeczy i na warunki jakie narzucił mi zleceniodawca ,obawiając się ,że jeżeli zacznę się przeciwstawiać,to mogę wogóle nie mieć zapłaconych pieniędzy.Oczekując na przelew ,przepracowałem kolejny tydzień i zmuszony byłem pozostawić tą pracę ,ponieważ nie miałem pieniędzy już na dalsze utrzymanie i wykonywanie pracy.Na fakturze nie mam podpisu zleceniodawcy ,tylko swój jako osoba uprawniona do wystawienia faktury.
    Jako dowody potwierdzające moją obecność na budowie są tylko zdjęcia z wykonywanej pracy oraz świadkowie jak kierownik budowy i inspektor nadzoru.
    Czy w takiej sytuacji mam szansę na odzyskanie przynajmniej części pieniędzy jakie zainwestowałem w podjęcie tego zlecenia

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 14 listopada, 2016 o 21:45

    Tak. Ma Pan szansę.

    Odpowiedz

    Andrzej 23 czerwca, 2017 o 13:33

    Witam Pana.
    Prośba o pomoc. Do zakupionego przeze mnie mieszkania wynająłem ekipę budowlaną. Szef ekipy nie chciał podpisać ze mną umowy pisemnej, ustnie ustaliliśmy kwotę usługi i zakres remontu. W trakcie remontu doszły nieprzewidziane drobne dodatkowe prace za które szef ekipy budowlanej na pytanie ile będzie to kosztowało , odpowiadał „jakoś się dogadamy”. Po zakończonym remoncie Szef firmy wystawił mi fakturę prawie dwukrotnie przewyższającą kwotę o której była mowa. Nie przyjąłem tej faktury i zapłacilem jedynie tę kwotę która była umówiona. Zapewne sprawę skieruje do sądu. Pytanie moje brzmi następująco . Co mam robić w takiej sytuacji? Jak obronić się przed takią firma.. Czy nie uzgodniwszy ze mną wcześniej kwoty za te dodatkowe prace ekipa remontowa może wystawić na mnie taką fakturę? Czy mam już szukać prawnika?
    Pozdrawiam.

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 23 czerwca, 2017 o 14:20

    Dobrze byłoby przedstawić mu (budowlańcowi) swoje racje na piśmie – wówczas kiedy zdecyduje się skierować sprawę do sądu nie będzie mógł tego tak po prostu pominąć a jeśli pominie Pan będzie miał dowód że kwestionował roszczenie. Co do prawnika -przyda się na każdym etapie.

    Odpowiedz

    Michał 1 września, 2017 o 21:16

    Jeśli podpisałem fakturę kupna samochodu a później po usłyszeniu wyższej ceny zdecydowałem się wycofać. Czy podpis na fakturze nie wziąłem kluczy jestem odpowiedzialny za samochód czy nie. Ale jeśli coś mi grozi to co?

    Odpowiedz

    Magdalena 7 listopada, 2017 o 11:34

    Dzień dobry,
    wykonaliśmy zlecenie na dystrybucje ulotek, nie odbyła się kontrola wspólna, klient twierdzi ze w kilku klatkach nie było jego ulotek i chce nam zapłacić tylko 50% faktury, zlecenia czyli takiej naszej umowy nie podpisał ale mam dowód w mailu ze ją otrzymał, czy korespondencja mailowa i sms mogą być dowodami wykonania zlecenia? i czy może żądać az 50% rabatu? nasze stanowisko jest takie ze powinnismy dostać zapłatę za całość , ale ze względu na nasze dobre imię jesteśmy wstanie się zgodzić na 25% rabatu.
    Klient korzystał z naszych usług pierwszy raz i wpłacił nam 30% zaliczki.

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 7 listopada, 2017 o 11:47

    Korespondencja emailowa i sms mogą być dowodami. Rabat powinien być ustalony przez strony a nie narzucony jednostronnie przez zleceniodawcę i to po zakończeniu zlecenia.

    Odpowiedz

    Monika 27 marca, 2018 o 13:14

    Dzień dobry,
    Wystawiłam faktury za usługi. Kontrahent miał problem z płynnością finansową. Podpisaliśmy ugodę spłaty zadłużenia gdzie potwierdził zasadność wystawienia faktur i kwoty zobowiązania . Nie wywiązał się z ugody i nie spłacił żadnej kwoty. Czy przed sądem może kwestionować zasadność wystawionych faktur? Dziękuję za odpowiedź

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 27 marca, 2018 o 13:20

    Formalnie może próbować – bo strona procesu ma zagwarantowane prawo do przedstawiania swoich racji i zgłaszania dowodów. Inna sprawa czy Sąd mu uwierzy skoro jest taka dokumentacja potwierdzająca zasadność roszczenia.

    Odpowiedz

    Alina 22 października, 2018 o 13:13

    Dzień Dobry
    Zapłaciłam przelewem poprzez stronę Przelewy24, za usługę zakupioną on-line na szkolenie. Niemniej jednak na potwierdzeniu zapłaty przez tą stronę podawany jest tylko taki indywidualny kod płatności a nie jej odbiorca. Bo odbiorcą płatności jest defacto Przelewy24, gdyż płatność trafia do nich, a następnie powinna trafić do firmy, która szkolenie mi zaproponowała. Jedynym potwierdzeniem obecnie jest mój przelew wykonany na konto Przelewy24 z tytułem wpłaty w formie cyfrowo-numerycznego kodu. Czy jest to dla mnie wystarczający dowód na opłacenie szkolenia ? Generalnie firma ta obsługująca platności nie daje możliwości utworzenia konta użytkownika, więc nie można się np. zalogować i zrobić zrzutu ekranu, do kogo płatność trafiła etc. Czy firma szkoleniowa może mi wydać jakieś osobne potwierdzenie zapłacenia za to szkolenie bym nie miała wątpliwości iż kasa do nich trafiła ? Czego mogę od nich zażądać jako dowód zapłaty ? Zaproponowali mi jedynie że wyślą FV. Ale jak pan sam pisze na stronie zasadniczo to tylko dowód powstania zobowiązania, a nie jego uregulowania. Obecnie żałuja iż nie dokonałam przelewy bezpośrednio na ich konto podane na stronie, bo tych wątpliwości byłoby teraz mniej…czy mam dowód zapłaty czy nie. Czy może dojść do sytuacji gdy otrzymam tylko FV, a nie dodatkowe potwierdzenie od tej firmy, ze jest zapłacone, że może sie okazac że mam dług, którego nie ma, gdyż pieniądze z mojego konta poszły ?

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 22 października, 2018 o 15:15

    Z faktury może wynikać fakt jej uregulowania. Jeśli na fakturze będzie klauzula z której będzie wynikać że fv jest zapłacona i pozostało do zapłaty 0 zł to nie widzę problemu i powodu do obaw.

    Odpowiedz

    Agnieszka 26 marca, 2019 o 06:51

    Witam, sytuacja dotyczy mojego taty. Prowadzi firmę, która wykonała dla pewnego mężczyzny dużą ilość towaru. Nie była sporządzana żadna umowa. Ze względu na duże zamówienie tata znalazł podwykonawce. Zamówienie zostało wykonane i odebrane przez zamawiającego. Ten złożył podpis na jednym z naszych „spisanych rozliczeń”. Natomiast uchyla sie od płatności od kilku lat. Podwykonawca wymusił na moim ojcu podpis faktury za wykonywany towar tylko czy taka faktura jest ważna jesli wypisał swoje dane a firma w tym czasie należala do jego żony i to ona była właścicielką? Może dochodzić swoich praw na tej podstawie?

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 26 marca, 2019 o 09:06

    Na blogu unikam odpowiedzi w sprawach indywidualnych. Odpowiedź powinna być poprzedzona analizą konkretnego przypadku i dokumentacji. Odpowiedź na podstawie samego li tylko opisu sytuacji prawdopodobnie byłaby obarczona błędem. Dlatego w przypadku zainteresowania rzeczową odpowiedzią sugeruję kontakt poza blogiem – bezpośrednio z kancelarią.

    Odpowiedz

    Magda 21 stycznia, 2020 o 13:24

    Witam,
    a jeśli mam umowę dot. dostaw towarów, mam niepodpisaną fakturę i niepodpisany dokument WZ, dłużnik do tej pory nie kwestionował zadłużenia – czy w sądzie moje powództwo może być odrzucone czy mam szansę uzyskać tytuł przeciwko dłużnikowi?

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 21 stycznia, 2020 o 13:58

    Szansa jest ale nie wiadomo jak duża.
    Z jednej strony racjonalnym jest założenie, że zwykle wystawia się fakturę po spełnieniu świadczenia i jeśli podparte będzie to zeznaniami świadka czy dowodem z przesłuchania stron oraz dowodem z rejestru zakupów VAT – przy założeniu że pozwany zaksięgował fakturę – to jest szansa na uwzględnienie.
    Natomiast z uwagi na brak dowodów spełnienia świadczenia (brak podpisanej WZ czy faktury) może być oddalone jako nieudowodnione – zwłaszcza jeśli pozwany będzie zaprzeczał w procesie i nie zaksięgował faktury.

    Odpowiedz

    Wioletta 3 listopada, 2021 o 01:41

    Dzień dobry,
    Posiadam umowę dot. świadczenia usług pośredniczenia w zawieraniu transakcji. Teraz muszę wystawić fakturę za pewien okres. Wcześniej na bazie tej umowy były już wystawiane faktury i otrzymałam płatności. Dłużnik oszukał mnie, co do innej umowy, dlatego obawiam się, że teraz może jeszcze próbować mi nie zapłacić. Czy może nie uznać faktury? Czy wystarczającą podstawą do udowodnienia świadczenia usług, jest obowiązująca umowa, maile od klientów z zamówieniami i zapytaniami, spotkania z klientami? Czy można jakoś na bazie dowodów wymóc na kontrahencie uznanie faktury?

    Odpowiedz

    Leszek Bloch 3 listopada, 2021 o 11:27

    Może nie uznać faktury nawet jak jest oczywiście zasadna. Podstawą do udowodnienia świadczenia usług mogą byc wszelkie dowody – także emaile czy zeznania świadków o spotkaniach. Żądać, oczekiwać uznania można ale wymóc nie.

    Odpowiedz

    Dodaj komentarz

    Na blogu jest wiele artykułów, w których dzielę się swoją wiedzą bezpłatnie.

    Jeśli potrzebujesz indywidualnej pomocy prawnej, napisz do mnie :)

    Przedstaw mi swój problem, a ja zaproponuję, co możemy wspólnie w tej sprawie zrobić i ile będzie kosztować moja praca.

    Twoje dane osobowe będą przetwarzane przez Kancelaria Radcy Prawnego Leszek Bloch w celu obsługi komentarzy. Szczegóły: polityka prywatności.

    Poprzedni wpis:

    Następny wpis: