Co powinna zawierać faktura

W dynamicznym i odformalizowanym obrocie gospodarczym faktura stanowi często jedyny namacalny ślad transakcji. Z kolei proces sądowy w którym dochodzimy roszczeń o zapłatę jest sformalizowany i zwykle faktura spełniająca jedynie minimalne wymogi -w dodatku niepodpisana – jest dowodem niewystarczającym. Nie dziwi mnie zatem, że jeden z moich pierwszych wpisów Faktura jako dowód spełnienia świadczenia cieszy się niezmienną popularnością. Wspominałem o tym zresztą przy okazji 7 top wpisów na 2 lecie mojego bloga. 

Co zatem powinna zawierać faktura aby być przekonującym dowodem w sądzie?

Przecież zarzuty, że faktura jest tylko dowodem rozliczeniowym i niczego nie potwierdza są na porządku dziennym każdego procesu.

Zacznijmy od tego że faktura jest dokumentem prywatnym i podpisana stanowi dowód, że osoba która ją podpisała złożyła oświadczenie zawarte w tym dokumencie.

Zwykle to od wystawcy faktury zależy jakie elementy znajdą się w fakturze – zatem jest tu pole do popisu 🙂 Dla przykładu taka faktura może modyfikować odpowiedzialność sprzedawcy z tytułu rękojmi, zawierać zastrzeżenie własności rzeczy sprzedanej, być wezwaniem do zapłaty czy stanowić dowód spełnienia świadczenia tj. wydania towaru czy wykonania usługi. Może ….ale nie musi….

Jakich byś bowiem klauzul i zastrzeżeń nie wpisał na dokumencie faktury to wiedz o tym, że bez podpisu kupującego jej „moc” dowodowa drastycznie spada. Może świadczyć o tym jakie są Twoje „pobożne życzenia” (bo to Ty jako wystawca wytworzyłeś dokument o określonej treści) a nie o obowiązkach drugiej strony. Sam pomyśl jak byś oceniał dokumenty, które sprokurowałby bez Twojej akceptacji ktoś inny próbujący w ten sposób jednostronnie kształtować niejednostronny przecież z istoty rzeczy stosunek zobowiązaniowy. A sędzia rozpatrujący sprawę musi takie rzeczy brać pod uwagę mając przed sobą niepodpisaną fakturę 🙂

Dlatego warto zadbać o podpis drugiej strony na fakturze.

Warto aby był to podpis osoby która może formalnie tj. w świetle wynikającej z dokumentów zasad reprezentacji – reprezentować drugą stronę. Wówczas klauzule które wpiszesz na fakturę mają sens. Pewnie zaraz usłyszę, że przepisy nie wymagają podpisywania faktury i kto dzisiaj podpisuje faktury. Wiem, że w obecnych realiach gdzie faktury bez podpisu stają się normą – uzyskanie podpisu kontrahenta na fakturze – w dodatku podpisu pochodzącego od osoby uprawnionej do reprezentacji – jest „marzeniem ściętej głowy” 🙂

Zanim jednak zaczniesz wyliczać dlaczego to niemożliwe zastanów się ile pieniędzy zaoszczędzisz opierając pozew na fakturze zaakceptowanej przez druga stronę i ile będziesz musiał poświęcić czasu w sądzie w braku pisemnych dowodów musząc konkretne fakty wykazywać innymi środkami dowodowymi np: zeznaniami świadków. Zastanów się czy podpisana faktura – zwłaszcza zawierająca dodatkowe klauzule – nie zastąpi Ci kilogramów dokumentów w postaci chociażby wydruków emaili czy sms-ów. Pamiętaj windykacja zaczyna się przy zawarciu umowy a dobrze przygotowane do ewentualnego procesu dowody to:  Pieniądze i czas, czas i pieniądze. 🙂

Co na ten temat sądzisz?

Chciałbyś podzielić się doświadczeniami związanymi z tematem wpisu?

Żądasz podpisów kontrahentów na fakturach czy nie?

Jakie klauzule umieszczasz na fakturach i jak oceniasz ich skuteczność w praktyce?

P.S. Temat faktury w procesie będzie pewnie drążony nie tylko przeze mnie bowiem niedawno na lexmonitor.pl wystartował nowy poruszający wspomnianą tematykę blog 🙂 Powodzenia 🙂

Otagowane jako: co powinna zawierać faktura, faktura klauzule