Marzenie pełnomocnika wierzyciela – zaakceptowany przez dłużnika rachunek

Zadzwonił do mnie szkolny kolega (obecnie przedsiębiorca) celem zlecenia dochodzenia w jego imieniu zapłaty za dostarczony kontrahentowi beton.

Gdy przedstawiłem mu korzyści związane z postępowaniem nakazowym (niższa opłata, możliwość zabezpieczenia itp.) zapewnił, że sprawa na pewno się kwalifikuje do tego trybu gdyż posiada podpisane przez dłużnika faktury.

Rzeczywistość okazała się mniej optymistyczna: jedna z faktur była opatrzona po stronie kupującego podpisem pracownika dłużnika oraz pieczęcią: upoważniony do wystawiania i odbioru faktur VAT zaś inna czytelnym podpisem jego żony.

Kolega wywodził z tej okoliczności daleko idące wnioski: miało to według niego dowodzić zarówno otrzymania przez kupującego towaru jak i akceptacji faktury. Mało go przekonywały tłumaczenia, że żona dłużnika czy też jego pracownik nie jest dłużnikiem i nie może w jego imieniu składać oświadczeń – chyba, że posiada stosowne pełnomocnictwo.

No właśnie: jak powinien wyglądać „zaakceptowany przez dłużnika rachunek” wzmiankowany w art. 485 § 1 pkt. 2 kpc – marzenie pełnomocników podejmujących się reprezentacji powoda w sprawach o zapłatę?

Nie ulega wątpliwości, że faktura sprzedaży jest rachunkiem rozliczeniowym.

Przyjmuje się, że podpis kupującego na fakturze oznacza akceptację jej treści – ale musi to być podpis samego kupującego lub osoby mogącej go formalnie reprezentować.

Formalnie to znaczy w przewidziany prawem sposób.

W świetle obowiązujących przepisów prawo do reprezentacji podmiotu wskazują w przypadku spółek prawa handlowego: odpis z rejestru KRS, w przypadku osoby fizycznej: odpis z rejestru ewidencji działalności gospodarczej.

Osoba nie figurująca w rejestrze lub nie będąca przedsiębiorcą powinna legitymować się pisemnym pełnomocnictwem bądź szczególnym (do konkretnej transakcji) lub ogólnym do zawierania czynności rodzajowych.

Pragnących zakwalifikowania sprawy do postępowania nakazowego uprzedzam, że pełnomocnictwa w tym trybie nie domniemywa się i faktura podpisana przez przez tzw. osobę czynną w lokalu przedsiębiorstwa tj. pracownika dłużnika nie będzie z tego tytułu równoznaczna z zaakceptowaną przez dłużnika, ponieważ pracownik taki zwyczajowo w przedsiębiorstwie podejmuje czynności polegające na obsługiwaniu osób korzystających z usług przedsiębiorstwa zaś akceptacja faktur zakupowych do tego rodzaju czynności nie należy. Faktura jest następstwem umowy zatem możliwość jej weryfikacji i akceptacji powinny mieć osoby uprawnione do reprezentacji kupującego.

Faktura podpisana przez pracownika dłużnika i obita przezeń pieczęcią o treści upoważniony do wystawiania i odbioru faktur VAT – nie będzie fakturą zaakceptowaną przez dłużnika. Wymogu akceptacji nie spełni także podpis kierownika, głównego księgowego czy nawet dyrektora – chyba, że osoby te będą wskazane dokumentach rejestrowych jako umocowane do reprezentacji podmiotu albo też będą miały od dłużnika osób pisemne pełnomocnictwo do czynności tego rodzaju.

Prawa do formalnej reprezentacji dłużnika z prawem akceptacji faktur w rozumieniu art. 485 § 1 pkt. 2 kpc nie daje status matki, żony czy kochanki. Także bycie wspólnikiem spółki kapitałowej – chociażby większościowym lub jedynym – to za mało aby formalnie reprezentować taką spółkę – z uwagi na zawarowane dla zarządu (względnie prokurenta) prawo reprezentacji.

W postępowaniu nakazowym do którego nawiązałem prawo do reprezentacji należy wykazać – ze względu na rozpoznawanie spraw nakazowych na posiedzeniach niejawnych – na piśmie i dołączyć do pozwu.

Nie zapominajmy, że faktura ma charakter dokumentu prywatnego i nie korzysta z domniemań przysługującym dokumentom urzędowym a jedynie stanowi dowód tego ,że osoba która go podpisała –  złożyła zawarte w nim oświadczenie (art. 245 kc )

Wiem, że obowiązujące przepisy określające niezbędne elementy, które powinna zawierać faktura nie przewidują w ogóle wymogu jej podpisu przez odbiorcę faktury, niemniej – jeśli chcemy skorzystać z dogodności postępowania nakazowego – zadbajmy aby spełniała ona warunki „zaakceptowanego przez dłużnika rachunku”